GESTÃO: Capacidade instalada e taxa de ocupação: pilares de pensamento estratégico em Odontologia.

Cada vez mais se torna imperativo na gestão de consultórios e clínicas odontológicas saber conceitos fundamentais para definição de metas e potenciais de desempenho e produção. Discute-se muito sobre formação de preço e minha percepção é de que o profissional deve fazer seu planejamento conhecendo o conceito de capacidade instalada.

Tomando como base o padrão um dentista, trabalhando em uma cadeira e em horário comercial (vinte dias por mês / oito horas por dia), você tem todo tempo do mundo em dois minutos para responder:

– Este dentista, em um ano de trabalho (2015), disponibilizará em sua agenda mais ou menos  4.000 horas de atendimento.

Esta pergunta é feita em meus cursos, programas de consultoria e coaching financeiro e a grande maioria responde de forma imediata que trabalhará mais que 4.000 horas por ano. Veremos que para o padrão definido acima e a capacidade instalada não chega a 50% deste total. Mas, o que é então capacidade instalada? Capacidade instalada pode ser definida com o potencial da produção ou a capacidade máxima de atendimento de um consultório/clínica ou que um dentista se propõe a disponibilizar em sua agenda. É a quantidade que pode ser medida em horas ou serviços e que são capazes de serem produzidos durante certo período de tempo. Usa-se principalmente a medida em horas, mas pode-se também medir em procedimentos como número de manutenções ortodônticas, cirurgias de implantes, endodontias de molares, restaurações em resina, etc.

Se pensarmos dentro de um mês a construção da conta é simples: 20 dias úteis por mês vezes 08 horas por dia totalizam 160 horas por mês. Muitos dentistas insistem ainda em planejar seus negócios dentro de um ciclo mensal. É claro que se deve acompanhar o controlar o negócio de forma mensal, mas o que tenho insistido é que o planejamento anual é uma grande oportunidade de ressignificação de sua carreira e da empresa. O que pode parecer simples, ou seja, multiplicar os 20 dias, por 08 horas, por 12 meses e obter o resultado de 1.920 horas anuais não ocorre na prática. Devemos excluir desta conta os dias de férias, em cursos e congressos, os feriados, a falta as consultas e outros motivos que possam impedir o dentista de trabalhar todas as horas possíveis disponibilizadas no ano. Por exemplo, se imaginarmos uma perda de um mês e meio pelos motivos citados teremos então que multiplicar os 20 dias, por 08 horas, por 10,5 meses e obter o resultado de 1.680 horas anuais. Pronto, agora temos um referencial poderoso para a construção inicial de preço uma hora clínica.

Outro referencial importante é total anual de dinheiro necessário para bancar o consultório e a vida pessoal do dentista. Você sabe quanto precisa para bancar sua vida pessoal e de seu consultório durante um ano? Atenção! Inclua nos custos de seu consultório a necessidade financeira para bancar sua vida pessoal, e mais, seu salário na maioria dos casos é o principal custo em seu negócio. Nunca se esqueça de sempre se lembrar disso. Basicamente, dividindo-se o total anual deste dinheiro necessário pela capacidade instalada obteremos o preço mínimo a ser cobrado levando-se em conta uma taxa de ocupação de 100% da agenda. Por exemplo, se um dentista planejou uma necessidade de faturamento anual de R$ 168.000,00, ao dividir este valor pela sua capacidade instalada (1.680 horas) sua hora clínica mínima deverá ser de R$ 100,00. Então, R$ 100,00 e o preço mínimo que neste exemplo e dentista deverá cobrar por uma hora de trabalho levando-se em conta uma ocupação de 100% de sua agenda (grande desafio). Se o preço praticado em média é maior que estes R$ 100,00 então podemos concluir que não será necessário 100% de taxa de ocupação, por outro lado, se pratica-se preços menores que os R$ 100,00 (muito cuidado!) então, mesmo com 100% de taxa de ocupação, ou seja, agenda lotada, não se conseguirá atingir a meta financeira de R$ 168.000,00 definida no planejamento financeiro do negócio. Faz sentido para você? Cabem aqui algumas considerações: a primeira é sobre a grande dificuldade do dentista em fazer um planejamento financeiro anual e a segunda é que para este exemplo custos fixos e variáveis foram agrupados para facilitar a conta e o entendimento conceitual.

Para compreensão do conceito de capacidade instalada, tive que citar taxa de ocupação. Então o que é taxa de ocupação? Defino taxa de ocupação como o percentual de horas que o dentista está ocupando sua agenda dentro de sua capacidade instalada. Um dos custos implícitos e mais predatórios num consultório é a ociosidade. De forma simples um consultório com 50% de ociosidade tem 50% de taxa de ocupação, portanto podemos concluir neste caso que a hora trabalhada deveria então custar o dobro, ou seja, deve ser incluído no custo hora de atendimento o custo desta ociosidade. Vamos usar o exemplo acima: com previsão de 50% de taxa de ocupação, o dentista fará este cálculo como se fosse atender apenas 840 horas no ano. Dividindo-se R$ 168.000,00 por 840 horas passaremos a ter um preço mínimo de hora clínica de R$ 200,00. Guarde esta frase:

A ociosidade é um custo variável. Quanto mais ocioso está seu consultório, mais custa sua hora trabalhada.

Por fim, o pensamento estratégico em Odontologia pode ser potencializado se você aplicar estas contas básicas em seu modelo de negócio.  Convido você a refletir sobre estes números. Se você é dono de uma clínica com “X” cadeiras, se você trabalha meio período em seu consultório, não importa, calcule a capacidade instalada ajustada ao seu cenário. Procure saber quanto você pretende faturar para bancar sua vida pessoal e seu consultório (empresa) e deste total quanto deverá ser obtido em seu negócio. Alguns profissionais como tem outras fontes de renda como, por exemplo, empregos públicos e locação de imóveis devem definir quanto deste total financeiro necessário deverá ser obtido do trabalho no consultório. Minha intenção positiva neste texto e provocar o pensamento estratégico em odontologia. Faça estas contas e pratique a Odontologia extrabucal, porque dentro da boca somos os melhores do mundo.

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Fabrício Mendes
Fabrício Mendes
Fundador do Vida de Dentista

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