Gestão de Operações em serviços de Odontologia

Clínicas odontológicas que buscam gerar mais resultados e competitividade promovem ações baseadas em modelos de negócios que visam diferenciação em relação ao concorrente e também a redução de custos. Na redução de custos temos atividades logísticas baseadas em processos de administração de estoques. Serviços de odontologia, de qualquer porte ou volume de negócios deve definir um Gestor de Operações. Uma função importante que em muitos casos o próprio Dentista acumula com suas atividades clínicas e compartilha em níveis de responsabilidade com outro recurso humano/colaborador da clínica/empresa.

Basicamente duas linhas definem um intervalo de controle de estoque importante: A linha que devemos evitar que falte um produto e está relacionada a situação de você correr o risco de ter que parar ou cancelar seu atendimento por falta de qualquer insumo (material de consumo, serviços de laboratório e exames de imagem, etc). Cabe ressaltar que este tempo perdido transformado em ociosidade tem um impacto financeiro direto em sua precificação. Quanto custa no seu negócio uma hora perdida? A outra linha que devemos evitar é a que sobrem insumos. Estoque é capital investido e perder insumos/material de consumo por prazo deve ser controlado e evitado.

Para ajustarmos estas duas linhas devemos ter o pensamento estratégico de planejar três pontos fundamentais:

Primeiro: Qual a expectativa de números de consultas ou de serviços a serem realizadas nos próximos doze meses? O planejamento com visão de consumo anual é importante, pois muda a forma de reposição sem planejamento para uma de reposição programada. Basicamente você pode utilizar uma série histórica dos últimos doze meses em sua clínica como um primeiro referencial inicial e a partir deste número estabelecer um cenário para os próximos doze meses. Por exemplo, uma clínica com dois consultórios pode ter uma expectativa de realizar nos próximos doze meses 2.400 consultas, 120 serviços com laboratório de prótese, solicitar 120 documentações ortodônticas, estocar 120 implantes, etc.

Segundo: Qual a necessidade de estoque para atender minha expectativa de consultas ou serviços? O planejamento agora é baseado em um determinado ciclo de consumo. Basicamente, em grande parte dos itens do seu consumo, se seu ciclo de reposição/compras for trimestral sua previsão de reposição de estoque será ajustada 04 vezes por ano (quatro trimestres). No nosso exemplo, para cada reposição trimestral o material de consumo necessário seria para realização de 600 consultas (2.400 / 04 reposições). Entendo que é um paradigma para o Dentista pensar em reposições/compras trimestrais, mas os objetivos são redução de tempo em processos administrativos e de custos por procedimento. O Gestor de Operações pode pensar em negociar o estoque físico relacionado diretamente ao seu material de consumo (que está em seu almoxarifado), e por que não também em estoque de outros insumos que podem ser negociados por lotes como, por exemplo, negociar uma compra de 30 facetas de porcelana com seu laboratório, 30 radiografias panorâmicas ou 30 implantes? Quanto você poderia ter de desconto se você negociasse uma compra de 30 facetas? Ou de 30 radiografias panorâmicas? Ou de 30 implantes?

Terceiro: Qual é a necessidade de estoque mínimo em sua clínica? No caso de estoque físico, seguindo o exemplo, a previsão foi de 600 consultas. Devemos aplicar o conceito de estoque de segurança que é baseado no tempo de espera entre o pedido e recebimento. Se, por exemplo, este tempo é de 5 dias seu pedido deverá respeitar este tempo mínimo. Aqui o Gestor de Operações entende que deve dar uma margem de dias a mais para eventuais contratempos. Portanto, fica fácil planejar uma reposição trimestral já que este tempo é bem menor que o intervalo programado para as reposições. É importante também acompanhar o consumo médio para que se aprimore cada vez mais todo processo. Fazer um padrão de lista de consumo ajustada ao modelo de atendimento da clínica, manter este registro atualizado e analisado periodicamente faz muita diferença.

Tive um caso que pode servir de exemplo e quantificador desta proposta de controle de estoque pelo Gestor de Operações. Um cenário sobre o pensar nos três pontos fundamentais sugeridos neste texto. A Clínica X definiu uma expectativa de realizar 4.000 manutenções ortodônticas em suas três unidades. Antes, sua gestão de estoque era baseada em compras pequenas e mais frequentes e que mesmo assim causavam situações tais como:

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