Secretária faltou. E agora ???

secretaria dentistaOntem no consultório passei por uma situação que, se não foi desesperadora, faltou pouco: me vi sozinho sem a minha secretária.

Ela, por problemas particulares, não veio trabalhar. Problemas esses que não vou explicar mas que adianto, são profundamente aceitáveis. Mas o que me deixou chocado foi ver o quanto eu sou dependente dela. Ontem, em alguns momentos, a impressão que dava era que o consultório funcionava sem mim ou sem a minha esposa, mas não funcionava sem ela.

Durante o dia, o dentista aqui, além de atender seus pacientes estava acumulando as funções de recepcionista, atendente, caixa e acd (que ela exerce sozinha). Quase fiquei doido !!!

Havia momentos em que eu, o dono da bagaça, não sabia onde ficavam certos produtos e instrumentais. No meu próprio consultório eu estava mais perdido do que azeitona em boca de banguela.

Mas o fato é que eu nunca precisei saber. Ela sempre me dá tudo na mão. E  só ontem eu percebi o quanto isso é errado. Nós não podemos ser secretária-dependentes. Nunca se sabe o dia de amanhã. De repente, por algum motivo, você pode se ver sem ela e aí ??? Seu mundo vai virar uma zona, como o meu virou ontem ???

Não permitam que isso ocorra. Tomem as rédeas de volta. Deleguem funções, mas acompanhem, mesmo que de longe, como elas são exercidas. Não percam o fio da meada do funcionamento e da dinâmica do seu próprio consultório. Caso contrário, vocês terão a mesma sensação que eu: a de que a sua secretária ganha pouco !!! :(

***
PS: Hoje, 07 de Julho às, 06:00 hs, recebi um SMS da minha secretária dizendo:

“Fabrício minha mãe faleceu”

Triste, muito :(

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Comentários

19 comentários em “Secretária faltou. E agora ???

  • 6 de julho de 2010 a 15:30
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    Ontem foi o Dia Internacional da Secretária Faltar??? A minha tb faltou e não é fácil manter a rotina de um consultóriio sem elas…
    Sim, elas ganham pouco mesmo. E esse acúmulo de funções q ela excerce, bem… Isso conversaremos depois. O fato é q, sempre q puder, tente compensar sua funcionária pelo excelente trabalho q ela realiza. Assim, ela se sente valorizada e vc não se sente um explorador, rs.

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  • 6 de julho de 2010 a 22:04
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    O ideal é como vejo alguns colegas fazendo, ter duas trabalhando meio período (aqui em Portugal isso é normal).
    No meu caso, as raras vezes que isto acontece, acabo desmarcando todo mundo, mas tenho a sorte de trabalhar com uma pessoa que coloca as obrigações com o trabalho acima de tudo. E pago quase o dobro da média, o que ajuda bastante :-)

    Abs

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  • 7 de julho de 2010 a 03:47
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    Realmente delegar funções para secretária demasiadamente é perigoso pelas razões especificadas neste post, mas também por não sabermos se ela vai nos ajudar ou prejudicar quando se sentir contrariada. Cometi esse erro e quase fui à falência por causa de uma secretária falsa e mau caráter…

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  • 7 de julho de 2010 a 13:59
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    Já passei por isso e foi traumático, nem gosto de lembrar. Não sabia que recepcionar o pc, atender o telefone, lavar os instrumentais, secar, colocá-los para esterilização, deixar os equipamentos e materiais odontológicos ao meu alcance, dar sorrisos na sala de espera, pedir "só um minutinho", manter tudo limpo … era uma tarefa tão difícil e necessária.
    Pago com o maior gosto seu salário.

    Que ela não saiba disso, com certeza vai querer um aumento.

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  • 26 de agosto de 2010 a 01:43
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    Costumo dizer que quando a Fernanda vai embora ela leva dois braços meus…Até que eu me viro bem, mas fala sério, alguém sabe onde fica o filme plastico pra passar nas pontas? Acho que elas escondem para nos deixarem dependentes…Pena não pode pagar mais, ela merece

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  • 30 de setembro de 2010 a 02:00
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    Sou secretária e até poucos meses trabalhava sozinha tenho que desempenhar todas essas funções citadas. Eh mto dificil mesmo, cuido da parte administrativa, telefone, financiro, auxilio em cirurgia. Trabalho com um especialias em protese, endo, orto e implante. Todos os dias tenho no minimo dois desses especialiastas na clinica e entre atender telefone e fazer fichas tenho que lavar,secar e esterelizar…Depois de 1 ano trabalhando nessa correria constante (que o patrao as vezes n entende que eh corrido de verdade) resolveram contratar outra pessoa pra me axiliar na clinica. E sou responsavel somente ao que diz respeito a recepção. (toda a parte administrativa, mais isso n quer dizer que eu escapei de auxiliar uma cirurgia, ou moldagem hehe) Ela eh responsavel por auxiliar e manter os consultórios limpos. Posso dizer que ainda ta um pouco sobrecarregado pois minha colega de trabalo n cosegue resolver uma situação que seja sem me chamar ou me telefonar. Mais eu gosto, tenho um carinho por todos os dentistas e (as vezes) eles veem o quanto eh dificil "Comandar" Aquela tropa "quase" sozinha. Eles n dao uma passo sem me chamar, mais tb eu mimo demais haha. Talvez o pior venha agora eu ainda sou estágiria exploradamente explorada espero ser contrtada daqui uns meses huahauauh.

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  • 26 de outubro de 2010 a 03:59
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    Uma secretária pode acumular além de funções administrativas, a limpeza e esterelização de instrumentais ? Ela tem que ter formação profissional e inscrição no CRO para tal? E caso não tenha, quais as implicações?
    grato

    Responder
  • 26 de agosto de 2011 a 08:31
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    Eu, sinceramente tive problemas com várias secretarias durante meus 18 anos de profissão. Problemas trabalhistas, admistrativos, certas secretarias depois de um tempo simplesmente achavam que podiam ate fazer acordos com os pacientes sem minha permissão ou conhecimento, e por mais que eu quisesse tomar as redeas a coisa sempre desandava.
    Com o tempo desenvolvi recentemente um esquema até simples porém muito organizado de atender SEM SECRETÁRIA.
    Com apenas isso:
    -Uma conta Google Calendar para marcar consulta em qualquer lugar (atendo em duas cidades durante o mês)
    -Sistema de telefonia para tranferir chamadas para o meu celular ou telefone fixo (acho que todas as op. tem).
    -Disponibilizo meu msn e skype pára os pacientes me contatarem a qualquer hora no meu iPhone(muito importante pois dá tranquilidade aos pacientes).
    E muita organização nos horários.
    Previamente os pacientes são avisados de todo o sistema e tem funcionado muito bem, alguns até me parabenizam pela modernidade e facilidade de contato.
    Economizo ate 2.400,00 por mês, sem falar da tranquilidade de não precisar pagar aquele monte de diretos trabalhistas contador etc…

    Responder
    • 26 de agosto de 2011 a 08:46
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      Interessante, Marcelo … poderia fazer um texto mais detalhado sobre isso pra explicar a todos aqui no blog ???

      Responder
    • 27 de outubro de 2012 a 20:53
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      Marcello, a partir de novembro entro no mesmo barco que o seu….acredito que com organização dá tranquilo pra ficar sem secretária.

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  • 26 de agosto de 2011 a 10:40
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    Sim Fabricio, vamos lá
    Acredito eu que esse sistema funcione bem em consultorios simples como os meus no qual somente eu atendo, e para tanto deve-se ter um limite de pacientes por dia, dependo é claro da especialidade e/ou rapidez de atendimento.No meu caso estipulei um limite de 12 pacientes/dia.Com consultas no maximo de 30 em 30 minutos.
    Como trabalho em duas cidades diferentes, Capital e interior tenho um colega em cada cidade disposto a atender emergências para mim, mas acho que isso não interfere no sistema.
    O que eu uso:
    -um netbook
    -um iPhone (mas acredito que qualquer smarthphone razoavel dê conta do serviço)
    -Maquineta da Cielo portátil+aplicativo da Cielo para iPhone
    -telefone fixo, no meu caso uso a Net que transfere minhas ligações no caso de eu não me encontrar no consultorio para o meu celular ou para meu fixo da cidade em questão. (obs como são da mesma operadora no caso de ligações fixas eu pago apenas a tranferencia como ligação local.)
    -Agendo minhas consultas no Google calendar, facil rapido e online, tanto pelo celular, como pelo netbook aonde eu estiver.
    Skype, e MSN com contas exclusivas para os pacientes, as vezes um simples contato com voce, e uma explicação ou instrução do que fazer vale mais do que mil palavras de uma secretária.
    Quando estou em atendimento eu uso ou headset para atender ligações ou simplesmente deixo uma mensagem na secretária eletronica que estou em atendimento e retornarei assim que possivel, (importante é voce realmente retornar essas ligações assim que possivel mesmo), como os pacientes já sabem do sistema não tenho tido problemas com isso.
    A organização dos horários é muito importante,e um dos problemas que podem ocorrer é quando a sala de espera lota de gente, sabe aquele paciente que nunca chega no horário? ou sempre vem sem marcar? etc..
    Isso tem que ficar muito bem explicado aos ditos cujos.
    Pacientes sem horario ou atrasados serão atendidos na medida do possivel sem prejuízo daqueles que estão no horario correto. Normalmente não tenho problemas com isso. Tinha problemas quando tinha secretária (incrivel!!!) Não sei bem a razão disso ainda mas acho que os pacientes me respeitam mais do que às minhas antigas secretarias….
    Basicamente é isso,
    tenho os dados dos pacientes no computador, pagamentos tratamentos, fluxo de caixa etc… que são facilmente atualizados diariamente por mim mesmo, e tha’s it.
    Dessa forma assumicontrole total do meu trabalho, dá um pouco mais de canseira mas eu acho que compensa, e como eu gosto de ter controle de tudo me sinto muito mais seguro assim.
    E uma coisa interessante é que os pacientes (como todos hoje em dia) acham uma novidade tecnológica interessante, eu acho importante ‘Dar uma ar de modernidade à coisa toda” entende?
    Estou até pensando em comprar um iPad para acrescentar à perfumaria hehe…
    Enfim para mim tem funcionado.

    Responder
    • 26 de agosto de 2011 a 10:48
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      Obrigado Marcelo … Suas informações serão bastante úteis para quem lê essa postagem.

      Tô pensando em fazer um post sobre isso e vou usar sua experiência como modelo.

      Obrigado de novo 😀

      Responder
  • 26 de agosto de 2011 a 11:20
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    OK, fique a vontade Fabrício
    Qualquer dúvida ou sugestão e só falar.

    Responder
  • 28 de março de 2012 a 05:41
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    o gde problema é q tem parente q morre um monte de vezes..ja ouviu qtas vezes "minha avó"morreu??desculpa, mais da vontade de matar a infeliz..e qdo engravida e nós q temos q pagar a licença..é o fim! a melhor secretaria é a ELETRONICA!!!

    Responder
  • 28 de março de 2012 a 05:43
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    O SALARIO SEMPRE VAI SER POCO PARA QUEM RECEBE, MAIS P QUEM PAGA ? MUITO,, PQ ALEM DO SALARIOS TEM OS ENCARGOS TRABALHISTAS…JA PENSOU NISSO TBM??AFFF..

    Responder
  • 15 de julho de 2012 a 04:31
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    e qdo a "bençaO"engravida LOGO AP?S entrar no seu consultorio??aaaaaaaaaaaaaaaaahhhhhda vontade de fechar..pq querem sair a toda hora,…quem engravida é a secretaria e nós pagamos o pato…e o salário..!!!licença-maternidade ninguem merece!!ainda mais qdo nao há ninguem p substituir, pq na maioria dos casos só há um funcionario p consultorio isolado..(meu caso)..infuuuuuuuuuuuuu

    Responder
    • 20 de julho de 2012 a 03:35
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      ? UMA MERDA!!!!!!por isso ,a proxima q eu contratar ja vai ter q ter feito ligadura de trompa…q ódio!

      Responder
    • 20 de julho de 2012 a 03:36
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      ou,fico SEM SECRETARIA..NO MAXIMO UMA SECRETARIA ELETRONICA!

      Responder

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